Checklista: planera bröllop 2026

Sätt ramarna: datum, budget och gästlista

Allt börjar med tre beslut: när, för hur många och för hur mycket. Gästlistan är den enskilt viktigaste siffran — den styr lokal, mängd mat, antal i servisen och en stor del av kostnaden. Var realistisk från start; det är jobbigt att stryka gäster senare.

Lägg budgeten i poster (lokal, mat, dryck, personal, foto, musik, dekor) och håll en buffert. Bestäm tidigt vad som är viktigast för just er — för vissa är maten allt, för andra festen och musiken.

Tidslinje för bröllopsplaneringen

• 9–12 månader innan: datum, budget, gästlista och lokal.
• 6 månader innan: kock/catering, servis, bar, DJ eller band, fotograf.
• 3 månader innan: meny och dryck, sittning, dekor och specialkost.
• 1 månad innan: bekräfta alla leverantörer, tider och körschema.
• Veckan innan: lämna slutligt gästantal till kök och servis.

Mat, dryck och servis

Antal gäster styr både meny och hur många i servisen ni behöver. En tumregel är en servitör per 10–15 gäster vid sittning, färre vid buffé. Har ni en trerätters med dryckesservering ligger ni i det tätare spannet.

Planera baren separat. En dedikerad bartender höjer känslan, avlastar servisen och håller kön nere i mingel och under kvällen. Tänk igenom alkoholfritt och en signaturdrink som sätter tonen.

Musik, foto och det som skapar minnen

DJ eller band är det som lyfter festen mest och det gästerna minns. Boka tidigt — de bästa är uppbokade långt i förväg, särskilt under högsäsong maj–september.

Fotograf bokas också med god framförhållning. Stäm av stil och leveranstid i förväg, och gör en enkel lista på de bilder ni absolut vill ha.

Boka personal ni sett jobba

Ett bröllop tål inga missar — det går inte i repris. Välj kock, servis och bartender med betyg och relevant erfarenhet. Via Extraskift ser ni omdömen innan ni bokar, och personalen är egenanställd med lön, skatt och försäkring inkluderat, kollektivavtalsenligt.

Beskriv er kväll så återkommer vi med ett upplägg — hela kvällen eller bara de delar ni saknar. Många par bokar lokal och foto själva och låter oss lösa kök, servis och bar.

Sista veckan och dagen

Lämna slutligt gästantal till kök och servis veckan innan — det avgör inköp och bemanning. Skicka ett tydligt körschema med tider, adress och kontaktperson till alla leverantörer.

Utse en toastmaster eller samordnare som håller i schemat på dagen, så att ni som gifter er kan vara närvarande i stället för att lösa praktiska frågor.

Budget och kostnad

Bröllopsbudgeten drivs framför allt av gästantalet, eftersom mat, dryck och servis skalar per person. Sätt gästlistan tidigt och var ärlig mot er ekonomi — det är enklare att bjuda in fler senare än att stryka namn.

En vanlig fördelning är att mat och dryck tar den största delen, ofta 40–50 % av budgeten, följt av lokal, foto, musik, dekor och kläder. Lägg alltid in en buffert på 10–15 % för det oförutsedda. Bestäm tidigt vad som betyder mest för just er och lägg pengarna där.

• Mat: ca 600–1 500 kr per gäst för en trerätters med servering.
• Dryck: ca 300–800 kr per gäst inklusive välkomstdryck och vin.
• Lokal: ca 10 000–40 000 kr beroende på plats och säsong.
• Foto: ca 12 000–30 000 kr; DJ ca 8 500–12 000 kr.

Vanliga misstag att undvika

Det vanligaste misstaget är att boka personal och populära leverantörer för sent — de bästa är uppbokade långt i förväg, särskilt under högsäsong maj till september. Nästan lika vanligt är att underskatta hur mycket servis och bar en sittning kräver, vilket ger långa köer och stressad stämning.

Två andra saker som ofta glöms: att samla in specialkost och alkoholfritt i tid, och att utse någon som håller ihop dagen. Utan en toastmaster eller samordnare hamnar praktiska frågor hos paret själva — mitt under er egen fest. Lös det i förväg så kan ni vara närvarande.

Frågor att ställa era leverantörer

Innan ni bokar kök, servis, bar eller lokal — ställ några konkreta frågor så att förväntningarna matchar och ni slipper överraskningar på fakturan eller på dagen. Det säger också mycket om leverantören hur tydliga och trygga svaren är.

• Vad ingår i priset, och vad tillkommer (transport, dukning, städ, OB)?
• Har ni gjort liknande bröllop tidigare — kan vi se referenser eller betyg?
• Hur hanterar ni specialkost och allergier?
• Vad händer vid sjukdom eller sen avbokning — finns backup?
• När behöver ni slutligt antal och vilka tider gäller på dagen?
• Hur och när sker betalning, och finns det en tydlig offert skriftligt?

Sammanfattning

Ett bröllop planeras bäst bakifrån: bestäm datum, budget och gästlista först, boka lokal och de viktigaste leverantörerna 6–12 månader innan, och lås meny, dryck och detaljer de sista månaderna. Gästantalet styr både kostnad och hur mycket personal ni behöver — räkna med ungefär en servitör per 10–15 gäster vid sittning plus en bartender till baren.

Prioritera det gästerna märker mest, samla in specialkost i tid, och utse någon som håller ihop dagen så att ni kan vara närvarande. Vill ni boka kock, servis och bar på ett ställe — beskriv er kväll så återkommer vi med ett förslag, kostnadsfritt och utan förbindelse.

Vanliga frågor